На ЗАО «ВПЗ» осваивается новая программа по электронизации документооборота.
9 октября 2015 г.До 1500 писем в среднем приходит
на адрес нашего предприятия каждый месяц, и все их нужно рассортировать,
зарегистрировать, разложить по ячейкам подразделений и служб, доставить до
адресата. В основном, это обращения к руководителям ВПЗ, к дирекции, но
случается и к конкретной службе или ответственному лицу. Обрабатывать весь этот
поток корреспонденции доверено группе почты отдела производства Управления
контроля исполнения и общего делопроизводства, которой вот уже много лет
руководит инженер В. А. Куликова.
В 1984 году после окончания
Архангельского техникума связи пришла Валентина Альбертовна в Управление связи
ВПЗ и начала работать электромонтером станционного оборудования, или попросту
телефонисткой, а вскоре была переведена в УКИиОД на должность инженера, где и
остается ведущим специалистом вот уже тридцать лет.
Через группу Валентины Альбертовны проходит не только входящая почта извне, но и всякого рода документы внутреннего пользования: производственные планы, акты, служебные записки, распоряжения, приказы и т.п., - а это большая трата рабочего времени на регистрацию и учет, тогда как сегодняшний день заставляет задумываться об экономии этого времени, оптимизации процесса. И тогда перед почтовыми работниками встал вопрос об изменении системы регистрации почты, об автоматизации процесса. И именно группа Валентины Куликовой стала инициатором разработки новых программ, направленных на оптимизацию документооборота на предприятии, и зачинателем внедрения автоматизированных систем по совершенствованию делопроизводства. Специалисты группы Валентины Альбертовны продумали ряд рационализаторских предложений по рассортировке и регистрации почты, порекомендовали к применению наиболее оптимальные из них, оказали помощь в составлении технического задания по новым программам, а сама Валентина Куликова стала куратором нововведений. В результате, сегодня все делопроизводители и секретари производств и служб предприятия пользуются программами «Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов (ОРД)», «Контролёр» и «Регистрация внешних документов», а труд сотрудников, чья работа связана с документооборотом, значительно облегчен и оптимизирован. Но коллектив В. Куликовой не успокаивается на достигнутом, на сей раз неугомонным почтовикам хочется упростить прохождение по инстанциям служебных записок. Коллеги по работе с документами уже начали применять на практике первичную версию «Электронный документ», составляющую одной из новых программ. Начало идет успешно, но есть замечания, над ликвидацией которых и работает группа Куликовой. Цель замысла почтовиков – добиться полной автоматизации рутинной работы и довести до совершенства систему электронной документации, тем самым повысить производительность труда ответственных специалистов в несколько раз и полностью убрать бумажную волокиту по всему предприятию.